應(yīng)急預(yù)案應(yīng)該涵蓋展會管理者，展商和觀眾。制定預(yù)案的最佳辦法是成立一個(gè)專門的緊急應(yīng)對小組，這有助于協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)各方。應(yīng)急預(yù)案的基本組成應(yīng)包含以下內(nèi)容：
1）做好聯(lián)絡(luò)和組織架構(gòu)圖，以防因核心員工失聯(lián)或受傷而無法執(zhí)行預(yù)案。
2）確定指揮中心位置。最好建立2個(gè)指揮中心，一個(gè)場館內(nèi)部；一個(gè)遠(yuǎn)離場館，在危機(jī)對場館主體造成破壞時(shí)啟用。
3）確定一個(gè)安全的“避難所”位置，用以保障場館外及場館內(nèi)所有人員的安全。
4）根據(jù)危機(jī)的不同程度進(jìn)行分級，并據(jù)此制定相應(yīng)應(yīng)對措施。
5）對所有相關(guān)電話號碼進(jìn)行記錄，并做好電話系統(tǒng)故障時(shí)的備案。
6）制定向展商和觀眾傳遞信息的備案
7）制定一個(gè)審查場館應(yīng)急預(yù)案的程序，這不僅有助于了解場館應(yīng)對緊急情況的措施如何運(yùn)作，更讓展會管理者可以據(jù)此制定有效的備案，以達(dá)到和場館協(xié)同應(yīng)對的效果。
將應(yīng)急預(yù)案的大綱發(fā)布在展會網(wǎng)站上是一個(gè)好方法，這可以使參觀者、展商和他們的家人、朋友清楚地掌握：一旦遭遇突發(fā)情況，該如何避險(xiǎn)。此外，在避難所上標(biāo)注標(biāo)識也是讓人們在突發(fā)情況下有效避險(xiǎn)的好辦法。當(dāng)然，最有效的方法之一還是讓人群回到下榻賓館，并通過賓館、會議中心和管理機(jī)構(gòu)方面發(fā)布實(shí)時(shí)消息。